Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

E-Mail: kwapinski@avms-germany.de
Telefon: +49 176 23417439

2. Zweck und Nutzerkreis

Zeittracker3000 dient einem geschlossenen Mitarbeiterkreis zur Erfassung von Arbeitszeit, Abwesenheiten und Reisekosten sowie zur bewussten Übermittlung fertiger Abgaben. Eine freie Registrierung ist nicht möglich. Konten werden ausschließlich durch die interne Administration angelegt.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeitet die App insbesondere:

• Kontodaten wie Name, Anmeldename, interne Benutzer-ID und gegebenenfalls E-Mail-Adresse,
• Arbeitszeiten, Pausen, Korrekturen, Notizen, Projekte sowie Soll- und Ist-Salden,
• Berufsschul-, Urlaubs- und Krankheitstage ohne medizinische Diagnose,
• Reisezeitraum, Start, Ziel, Zweck, Verkehrsmittel und besuchte Orte,
• Auslagen, Erstattungsbeträge, Zahlungsstatus und Belegbilder,
• Unterschrift, Bestätigungszeitpunkt, Rückfragen und Abgabehistorie,
• technisch erforderliche Sitzungs-, Sicherheits- und Verbindungsdaten.

4. Lokale Speicherung und bewusste Abgabe

Entwürfe werden grundsätzlich lokal auf dem verwendeten Gerät gespeichert. Fachliche Daten erreichen den HVMS-Server erst, wenn eine Abgabe, eine Kontofunktion oder ein Geräteabgleich bewusst ausgelöst wird. Anmeldeinformationen beziehungsweise Sitzungsschlüssel werden im geschützten Speicher des Betriebssystems abgelegt. Es findet kein Werbe- oder Cross-App-Tracking statt und es werden keine Daten verkauft.

5. Geräteabgleich

Beim Geräteabgleich wird der lokale Datenbestand vor der Übertragung auf dem sendenden Gerät verschlüsselt. Der Server speichert nur das verschlüsselte Transferpaket. Der zum Entschlüsseln benötigte Teil des Übergabecodes wird nicht als Entschlüsselungsschlüssel auf dem Server gespeichert. Das Paket verfällt nach 15 Minuten und wird nach erfolgreicher Übernahme unmittelbar gelöscht.

6. Kamera, Fotos, Bewegung und Benachrichtigungen

• Die Kamera wird nach einer Nutzeraktion für QR-Codes, Belegfotos oder ausdrücklich aktivierte lokale Skin-Effekte verwendet.
• Kamera-Frames aus Skin-Effekten und Bewegungssensordaten werden weder gespeichert noch an den HVMS-Server übertragen.
• Ausgewählte Fotos werden ausschließlich als Belege an Reisen angehängt.
• Lokale Benachrichtigungen erinnern beispielsweise an eine lange laufende Arbeitszeit oder eine abgeschlossene Übertragung.

Alle Berechtigungen können in den Systemeinstellungen des Geräts geändert werden.

7. Empfänger und technische Dienstleister

Abgegebene Inhalte sind für die hierfür berechtigten Arbeitgeber- und Administrationsrollen bestimmt. Der operative Datenbestand liegt auf einem selbst betriebenen Server. Für den öffentlichen Zugang wird Infrastruktur der STRATO AG eingesetzt. Apple stellt die iOS-App bereit; Expo Application Services liefert freigegebene Inhaltsupdates aus. Diese Anbieter können technisch notwendige Verbindungsdaten nach ihren jeweiligen Datenschutzbestimmungen verarbeiten.

8. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten können eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO erfordern. Sicherheits- und Betriebsdaten werden im berechtigten Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet. Soweit Gesundheitsdaten berührt sind, erfolgt dies nur im arbeitsrechtlich erforderlichen Umfang nach Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO.

9. Speicherdauer

• Lokale Entwürfe bleiben bis zur Löschung in der App oder bis zur Deinstallation auf dem Gerät.
• Geräteübertragungen verfallen nach 15 Minuten; abgeschlossene Transfer-Metadaten werden kurzfristig bereinigt.
• Kontositzungen laufen in der Standardkonfiguration nach 180 Tagen ohne erneute Anmeldung ab.
• Serverbackups werden in der Standardkonfiguration 35 Tage aufbewahrt.
• Abgaben, Belege und Prüfverläufe bleiben entsprechend betrieblicher und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

10. Rechte und Kontakt

Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Anfragen können an kwapinski@avms-germany.de gerichtet werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn Funktionen, Datenflüsse, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen geändert werden. Der aktuelle Stand ist stets unter dieser Adresse abrufbar.